Site Yöneticisinin Görevleri Nelerdir? Yasal Sorumluluk ve Yıllık Takvim

Site yöneticisi, kat malikleri kuruluna karşı aynen bir vekil gibi sorumludur. Görevleri önce yönetim planında, yönetim planında hüküm yoksa Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. maddesinde sayılır: kurul kararlarını uygulamak, binanın bakım ve onarımını yürütmek, sigortasını yaptırmak, avansı toplamak, ödemeleri yapmak, defteri tutmak, tebligatı kabul etmek, borcunu ödemeyene karşı takip başlatmak ve kurulu toplantıya çağırmak. Bu yazıda görevlerin tamamını, hangi belgenin ne zaman hazırlanacağını ve yıllık takvimi bulacaksınız.

Yönetici kimdir, kim atar?

Kat malikleri, anagayrimenkulün yönetimini kendi aralarından ya da dışarıdan seçecekleri bir kişiye veya üç kişilik bir kurula verebilir. Tek kişiye verilirse yönetici, kurula verilirse yönetim kurulu denir. Dışarıdan bir kişinin veya profesyonel bir yönetim şirketinin seçilmesinin önünde engel yoktur.

Sekiz bağımsız bölüm kuralı

Anagayrimenkulün sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü varsa yönetici atanması mecburidir. Sekizin altındaki binalarda atama zorunlu değildir; kat malikleri isterse yine de yönetici seçebilir. Binanın bütün bölümleri tek kişinin mülkiyetindeyse o kişi kanunen yönetici durumundadır.

Nasıl seçilir?

Yönetici, kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından çoğunluğu tarafından atanır. İki ölçütten yalnızca birinin sağlanması yeterli değildir; sayıca çoğunluğu bulup arsa payı çoğunluğunu kaçıran bir seçim tartışmalı hâle gelir. Anlaşma sağlanamaz ve yönetici atanamazsa, kat maliklerinden birinin başvurusu üzerine anagayrimenkulün bulunduğu yerin sulh mahkemesi yönetici atar.

Görev süresi ne kadar?

Yönetici her yıl kat malikleri kurulunun kanuni yıllık toplantısında yeniden atanır. Eski yönetici tekrar atanabilir. Yani yöneticilik süresiz bir görev değildir; her yıl kurulun önüne gelir ve yenilenir.

Yöneticinin yasal görevleri

Görevler öncelikle yönetim planında belirlenir. Yönetim planında aksine hüküm yoksa Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. maddesindeki liste uygulanır:

• Kat malikleri kurulunca verilen kararların yerine getirilmesi.

• Anagayrimenkulün amacına uygun kullanılması, korunması, bakımı ve onarımı için gereken tedbirlerin alınması.

• Anagayrimenkulün sigorta ettirilmesi.

• Genel yönetim, koruma, onarım, temizlik, asansör, kalorifer, sıcak-soğuk hava işletmesi ve sigorta için kat maliklerinden avans toplanması; avans bitince kalan işler için yeniden avans toplanması.

• Yönetimle ilgili ödemelerin kabulü ve yönetimden doğan borçların ödenmesi; ayrıca yetkilendirilmişse bağımsız bölüm kiralarının toplanması.

• Anagayrimenkulün tümünü ilgilendiren tebligatın kabulü.

• Bir sürenin geçmesi veya bir hakkın kaybı sonucunu doğurmayacak tedbirlerin alınması.

• Korunma ve bakım için kat maliklerinin yararına olan hususlarda onlar adına gerekli tedbirlerin alınması.

• Borç ve yükümlerini yerine getirmeyen kat maliklerine karşı dava ve icra takibi yapılması, kanuni ipotek hakkının kat mülkiyeti kütüğüne tescil ettirilmesi.

• Toplanan para ve avansların, muteber bir bankada kendi adına ve anagayrimenkulün yönetici sıfatı gösterilerek açılmış bir hesapta tutulması.

• Kat malikleri kurulunun toplantıya çağrılması.

• Asansörlerin güvenli işletilmesi için aylık bakımlarının ve yıllık kontrollerinin ilgili teknik düzenlemelere uygun yaptırılması ve ücretlerinin ödenmesi.

Son iki madde uygulamada en sık atlananlardır. Site parasının yöneticinin kişisel hesabında tutulması, denetimde ilk sorulan ve savunması en zor konudur. Asansör yıllık kontrolünün yaptırılmamış olması ise yalnızca idari değil, bir kaza hâlinde ağır bir sorumluluk sebebidir.

Tutmak zorunda olduğu defter ve belgeler

Karar defteri

Kat malikleri kurulunun kararları, (1)'den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan, her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılır ve toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır. Karara aykırı oy verenler, aykırılığın sebebini belirterek imza koyar. Deftere yazılmamış bir karar, sonradan ispatı çok güç bir karardır.

Defterin içine ne yazılır?

Yönetici; kurul kararlarını, protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri bu deftere tarih sırasıyla yazmak; defteri, gider belgelerini ve diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamak zorundadır.

Yıl sonunda notere kapattırma

Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir. Yükümlülüğü yerine getirmeyen yönetici hakkında kanunda idari para cezası öngörülmüştür. Ocak ayı, bu yüzden yöneticinin en yoğun ayıdır: bir yandan geçen yılın defteri kapatılır, diğer yandan yeni yılın kurulu toplanır.

İşletme projesi: yılın en kritik belgesi

İşletme projesi, sitenin yıllık bütçesinin resmî adıdır. Kat malikleri kurulunca kabul edilmiş bir işletme projesi yoksa yönetici gecikmeksizin bir işletme projesi yapar.

Projede neler bulunur?

1. Anagayrimenkulün bir yıllık yönetiminde tahmini gelir ve gider tutarları.

2. Tüm giderlerden her kat malikine, kanunun 20. maddesindeki esaslara göre düşecek tahmini miktar.

3. Tahmini giderleri ve diğer muhtemel giderleri karşılamak üzere her kat malikinin vermesi gereken avans tutarı.

Paylaşım kurallarının ayrıntısını — hangi gider eşit, hangisi arsa payı oranında bölünür — aidat nasıl hesaplanır yazısında adım adım anlattık.

Tebliğ ve yedi günlük itiraz

Proje, kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara imza karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilir. Bildirimden başlayarak yedi gün içinde itiraz edilirse durum kat malikleri kurulunda incelenir, proje hakkında karar verilir, gerekirse yeni bir proje hazırlanır. Tebliğ edilmemiş bir işletme projesi kesinleşmez; kesinleşmeyen proje ise aşağıdaki en önemli sonucu doğurmaz.

Kesinleşince ne işe yarar?

Kesinleşen işletme projeleri veya kat malikleri kurulunun işletme giderleriyle ilgili kararları, İcra ve İflas Kanunu'nun 68. maddesinin birinci fıkrasında belirtilen belgelerden sayılır.

Bunun pratik anlamı şudur: aidatını ödemeyen kat maliki icra takibine itiraz ettiğinde, elinizde usulünce tebliğ edilmiş ve kesinleşmiş bir işletme projesi varsa itirazın kaldırılmasını isteyebilirsiniz. Yoksa alacağın ispatı çok daha uzun bir yola girer. Yıl boyunca yapılacak tahsilat işinin hukuki temeli, ocak ayında düzgün tebliğ edilmiş bir belgeye dayanır.

Kat malikleri kurulunu toplamak

Kurul, yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında gösterilen zamanlarda, böyle bir zaman gösterilmemişse her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır. Toplu yapılarda kurullar en geç iki yılda bir toplanır.

Önemli bir sebep çıkarsa; yöneticinin, denetçinin veya kat maliklerinin üçte birinin istemi üzerine, toplantı için istenen tarihten en az on beş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilmek şartıyla kurul her zaman toplanabilir.

Yeter sayılar şöyledir: kurul, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir. Yeter sayı sağlanamadığı için ilk toplantı yapılamazsa ikinci toplantı en geç on beş gün sonra yapılır; bu toplantıda karar yeter sayısı katılanların salt çoğunluğudur.

Oy hakkında iki kural karıştırılır: her kat maliki arsa payına bakılmaksızın bir oy hakkına sahiptir; birden fazla bağımsız bölümü olan malik her bölüm için ayrı oy hakkına sahip olsa da toplam oyu bütün oyların üçte birini aşamaz. Vekâletle oy kullanımında da sınır vardır: bir kişi oy sayısının yüzde beşinden fazlasını kullanmak üzere vekil tayin edilemez; kırk ve daha az bağımsız bölümlü taşınmazlarda bir kişi en fazla iki kişiye vekâlet edebilir.

Hesap verme ve denetim

Yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda — böyle bir zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde — kat malikleri kuruluna, o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve yapılan giderlerin hesabını vermekle yükümlüdür. Kat maliklerinin yarısı isterse, arsa payları ne olursa olsun, yönetim planındaki zamanlar dışında da hesap gösterilmesi istenebilir.

Denetim tarafında ise kurul, yöneticinin tutumunu sürekli denetler ve haklı bir sebep çıkarsa onu her zaman değiştirebilir. Hesapların denetimi için yönetim planında bir zaman belirlenmemişse denetim her üç ayda bir yapılır; haklı bir sebep varsa her zaman yapılabilir. Kurul denetim işini bir denetçiye veya üç kişilik denetim kuruluna verebilir; denetçi, sonucu bir raporla kurula bildirir ve rapor çoğaltılarak birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir.

Sorumluluk ve ücret

Yönetici, kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur. Bu, sorumluluğun ölçüsünü belirleyen tek cümledir: özenle davranmak, talimata uymak, hesap vermek ve kendi menfaatini kat maliklerinin menfaatinin önüne koymamak zorundadır.

Ücret tarafında yönetici, yönetim planında veya sözleşmede bir ücret belirlenmemiş olsa bile kat maliklerinden uygun bir ücret isteyebilir. Kat malikleri arasından atanmış yöneticinin normal yönetim giderlerine katılıp katılmayacağını ve katılacaksa hangi oranda katılacağını kurul kararlaştırır; bu yolda bir karar alınmamışsa yönetici, görev süresince kendisine düşen normal yönetim giderlerinin yarısına katılmaz.

Yöneticinin yıllık takvimi

• Aralık: gelecek yılın işletme projesini hazırlayın, gider kalemlerini paylaşım kuralına göre ayırın, genel kurul çağrısını süresinde yapın.

• Ocak: kurulu toplayın, hesabı verin, işletme projesini karara bağlayın ve tebliğ edin; geçen yılın defterini bir ay içinde notere kapattırın; yeni yılın tahakkuklarını açın.

• Her ay: tahakkuk üretin, tahsilatı işleyin, ödemeleri yapın, gider belgelerini dosyalayın, gecikme tazminatını işletin.

• Üç ayda bir: hesapları denetime hazır tutun; denetçi varsa raporu için gerekli belgeleri sunun.

• Yıl boyunca: asansör aylık bakımı ve yıllık kontrolü, sigorta yenileme, ödenmeyen aidat için ihtar ve gerekiyorsa icra takibi.

Sık sorulan sorular

Yönetici kat maliki olmak zorunda mı?

Hayır. Kat malikleri yönetimi kendi aralarından ya da dışarıdan seçecekleri bir kişiye veya üç kişilik bir kurula verebilir.

Yönetici tek başına gider yapabilir mi?

Yönetici, kurul kararlarını uygulamak ve binanın korunması için gereken tedbirleri almakla görevlidir; bütçe dışına çıkan ve kurul kararı gerektiren harcamalarda dayanağı kurul kararıdır. Her gideri belgelendirmek ve deftere tarih sırasıyla işlemek zorundadır.

Yönetici görevden nasıl alınır?

Kat malikleri kurulu yöneticinin tutumunu sürekli denetler ve haklı bir sebep çıkarsa onu her zaman değiştirebilir. Ayrıca yönetici her yıl kanuni yıllık toplantıda yeniden atanır.

Denetçi seçmek zorunlu mu?

Denetim görevi kurulun kendisindedir; kurul bu işi bir denetçiye veya üç kişilik denetim kuruluna verebilir. Denetçi seçilmemişse denetim yükümlülüğü ortadan kalkmaz, kurulda kalır.

Görev listesi uzun, takibi tek panelden

Yukarıdaki listenin tamamı tek bir şeye dayanır: kaydın eksiksiz ve geriye dönük izlenebilir olması. Hangi kararın hangi tarihte alındığı, hangi ihtarın kime ne zaman gittiği, hangi giderin hangi belgeye dayandığı, hangi dairenin ne kadar borcu olduğu — bunların hepsi yıl sonunda hesap verirken tek tek sorulur.

Sitevona bu kayıtları dağınık dosyalar yerine tek panelde tutar: raporlar gelir-gider ve borç durumunu anlık çıkarır, hukuki takip ihtar ve icra aşamalarını tarihleriyle saklar, roller ve yetkiler denetçiye yalnızca görmesi gereken ekranları açar. Finansal kayıtlar silinmez, iptal edilir ve iz bırakır; bu da denetimde en çok işinize yarayan özelliktir. Modüllerin tamamını inceleyebilir, sık sorulan sorulara göz atabilirsiniz.

Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır, hukuki görüş veya danışmanlık değildir. Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri değişebilir ve sitenizin yönetim planı kanundaki bazı kurallardan farklı hükümler içerebilir. Somut bir uyuşmazlıkta bir hukuk profesyoneline danışın.